Vad innebär sekretess i offentlig sektor? Det ska det handla om i dagens avsnitt av Molnguiden med mig, Arman Borghem, Regulatory and Compliance Advisor på Cleura.
I Sverige har vi en stark grundlagsskyddad offentlighetsprincip. När den sätts på undantag, då är det för att skydda ett lagstadgat intresse, till exempel personers integritet eller det allmännas ekonomiska intresse.
Information som hanteras inom offentlig sektor
I offentlig sektor hanteras mängder av information av olika slag. Myndigheter, regioner och kommuner hanterar givetvis personuppgifter om vår ekonomi, hälsa, barns skolgång osv. Men också annan information: anbud i en offentlig upphandling, företagshemligheter, detaljer om hur säkerhet har implementerats i ett IT-system som ska skydda viktig information.
Det mesta av den här informationen är av, låt oss säga, vardagligt slag, åtminstone för en myndighet. Men den ska också skyddas. Obehöriga ska inte få tillgång till informationen. Om någon begär ut sådan information ska den inte utan vidare lämnas ut. Det här regleras till stor del i grundlag i form av tryckfrihetsförordningen samt i offentlighets- och sekretesslagen, OSL.
Vad är en allmän handling?
Du har kanske hört begreppet allmän handling eller sekretessreglerad uppgift. Som ibland är fallet med juridiska begrepp så är de här begreppen inte alldeles intuitiva.
Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. En handling är en framställning i skrift eller bild. Det kan också vara en upptagning som endast kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med tekniska hjälpmedel. En fil på en dator är ett exempel.
En handling kan alltså vara exempelvis ett handskrivet dokument, en bild, eller en datafil.
Vad gör en handling till allmän?
Vad gör en handling till allmän då? En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och som ska ha kommit in till myndigheten eller upprättats hos myndigheten.
De här begreppen beskrivs i sin tur ytterligare i tryckfrihetsförordningen. Jaha, tänker du. Men var står det att allmänna handlingar är offentliga då? Att de ska lämnas ut? En allmän handling måste ju vara en handling som alla i allmänheten alltid får ta del av, eller?
Nej. Så är det inte, apropå begrepp som inte är så intuitiva.
Kan allmänna handlingar omfattas av sekretess?
En allmän handling, eller åtminstone information eller uppgifter inuti en allmän handling, kan omfattas av sekretess.
OSL, offentlighets- och sekretesslagen, har olika sekretessregler. De beskriver olika typer av information och situationer, och vilka kriterier som behöver uppfyllas för att sekretess ska gälla just för en viss typ av information i en viss typ av situation.
Det kallas för att informationen är sekretessreglerad. Alltså att det finns en bestämmelse om sekretess för en viss uppgift. Det betyder inte nödvändigtvis att sekretessbestämmelsen säger att informationen alltid ska hållas hemlig.
För att få veta om information kan lämnas ut eller om den ska hållas hemlig så behöver man tillämpa sekretessbestämmelsen och se om kriterierna i sekretessbestämmelsen är uppfyllda eller inte. Det kan skilja sig åt beroende på situationen.
Sammanfattande slutsatser
Så för att sammanfatta så har myndigheter, regioner, kommuner massor av information. En del är personuppgifter, annat är inte det.
Det mesta av den här informationen är inte militära hemligheter eller annan information om Sveriges säkerhet. Men en hel del av informationen ska ändå skyddas och får inte lämnas ut hur som helst. Därför finns det olika sekretessbestämmelser.
Och de här sekretessbestämmelserna omfattar typiskt sett utpekade typer av information i vissa sammanhang. Det kan handla om information inuti allmänna handlingar. Bara för att en handling är allmän så betyder inte det att den alltid ska lämnas ut, åtminstone inte i sin helhet.
Hoppas det här var upplysande. I nästa avsnitt berör vi tre vanliga typer av sekretessbestämmelser.
Har du frågor om molntjänster och digitalisering?
Vi kan hjälpa din organisation att genomföra digitaliseringsresan på ett lagligt och hållbart sett.